Jak RODO wpływa na przebieg zebrań WSM?

Pod koniec maja weszło w życie unijne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych. Wszyscy, także i WSM, musieli dostosować swoje regulacje do nowych przepisów. Wokół RODO narosło już wiele mitów i nieporozumień. Widać je było także na czerwcowym Walnym Zgromadzeniu. A jak rzeczywiście nowe prawo wpływa na przebieg spółdzielczych zebrań? Na nasze pytania odpowiada mecenas Wojciech Pikuta z działu prawnego WSM.

Redakcja: Na zebraniach spółdzielca zabierający głos powinien się przedstawić i podać numer mandatu. Czy teraz może zachować swoje nazwisko tylko dla siebie?
Wojciech Pikuta: Z przepisów ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych oraz prawa spółdzielczego wynika obowiązek sporządzania protokołu z obrad walnego zgromadzenia. Powyższy nakaz znalazł odzwierciedlenie w wewnętrznych regulacjach WSM, gdzie zgodnie z § 79 ust. 8 i 81 Statutu WSM, z obrad walnego zgromadzenia sporządza się protokół, który powinien być podpisany przez przewodniczącego i sekretarza walnego zgromadzenia lub jego części. W przypadkach, gdy walne zgromadzenie odbywa się w częściach, właściwe kolegium, na podstawie protokołów poszczególnych części, sporządza protokół walnego zgromadzenia.

Protokół jest jawny dla członków spółdzielni, przedstawicieli związku rewizyjnego, w którym spółdzielnia jest zrzeszona, oraz dla Krajowej Rady Spółdzielczej. Zawarte jest w nim m.in. streszczenie obrad, przebieg dyskusji, wnioski formalne, kolejność głosowania nad uchwałami czy liczba głosów oddanych za i przeciw w stosunku do każdej uchwały. Celem protokołu jest jak najdokładniejsze sprawozdanie przebiegu obrad walnego zgromadzenia, w tym m.in. treści składanych przez członków spółdzielni wniosków formalnych czy głosu w dyskusji. Protokół taki służy później do sprawdzania legalności uchwał podejmowanych przez walne zgromadzenie czy prawidłowości przebiegu obrad. Stąd też wynika konieczność przedstawienia się i podania numeru mandatu przez członka spółdzielni, który zabiera głos w czasie obrad. Dzięki temu protokół będzie jak najdokładniej oddawał faktyczny przebieg zebrania, np. treść zadawanych w czasie dyskusji pytań i otrzymanych na nie odpowiedzi. W tym zakresie RODO nie wprowadziło możliwości występowania na walnym zgromadzeniu „anonimowo”, bez podania swojego nazwiska przy zabieraniu głosu czy składaniu wniosków formalnych.

Czy zmieniło się coś w zakresie ochrony wizerunku? Przecież cały czas media publikują zdjęcia i nagrania z publicznych wydarzeń.
Zgodnie z definicją danych osobowych zawartą w RODO, wizerunek danej osoby należy uznawać za daną osobową, dlatego też podlega on ochronie na zasadach zawartych we wskazanym akcie prawnym. Ale nie mamy tu do czynienia z jakąś szczególną zmianą, gdyż wizerunek – czyli więc odwzorowanie postaci – czy to całej, czy samej twarzy, był uznawany za daną osobową już na podstawie dotychczas obowiązujących przepisów, zaś zasady jego rozpowszechniania zostały uregulowane w różnych aktach prawnych, jak np. w ustawie prawo prasowe czy ustawie prawo autorskie i prawa pokrewne. Ta ostatnia ustawa w art. 81 wprowadziła zasadę, że rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej. Od powyższego przewidziane są jednak wyjątki, wskazane wprost w ustępie 2 tego artykułu. Zezwolenia nie wymaga rozpowszechnianie wizerunku, gdy osoba ta otrzymała umówioną zapłatę za pozowanie, a także osoby powszechnie znanej, jeżeli wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, w szczególności politycznych, społecznych, zawodowych albo rozpowszechnianie dotyczy wizerunku osoby, stanowiącej jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz czy publiczna impreza. Stąd też zarówno w prasie, jak i w telewizji wciąż publikowane są zdjęcia i nagrania z publicznych wydarzeń.

Czy na zebraniach, w mediach i na portalach społecznościowych można publicznie podawać zarobki członków organów WSM – Zarządu, Rady Nadzorczej, Rad Osiedli?
Zgodnie z § 10 ust. 1 pkt. 10) lit. b) Statutu WSM, członek spółdzielni ma prawo zaznajamiania się w lokalu Spółdzielni z protokołami obrad i uchwałami organów Spółdzielni, także gdy dotyczą kwestii wynagrodzeniowych. Dodatkowo, zgodnie z art. 81 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, członek spółdzielni mieszkaniowej ma prawo otrzymania odpisu statutu i regulaminów oraz kopii uchwał organów spółdzielni i protokołów obrad organów spółdzielni, protokołów lustracji, rocznych sprawozdań finansowych oraz faktur i umów zawieranych przez spółdzielnię z osobami trzecimi. O sposobie wynagradzania członków Rady Nadzorczej, Rad Osiedli czy Zarządu Spółdzielni stanowi natomiast Statut oraz wydane na jego podstawie regulaminy. Dla przykładu wskazać można na § 871 Statutu, który wskazuje na ogólne zasady wynagrodzenia Członków Rady Nadzorczej za udział w posiedzeniach.

Pamiętać należy jednak, że już zindywidualizowane informacje dotyczące wynagrodzenia danych osób, niezależnie od tego czy są zatrudnieni w małym sklepie, dużej fabryce czy też spółdzielni są danymi osobowymi chronionymi prawem. Mając powyższe na uwadze należy przyjąć, że publicznie publikowanie zarobków konkretnych członków poszczególnych organów spółdzielni jest niedozwolone, zaś osoba która publikuje np. na facebooku informację, że: „Członek rady nadzorczej Jan Kowalski zarabia 1150 zł” może spotkać się z konsekwencjami prawnymi z tego tytułu.

Jak wygląda kwestia nagrywania przebiegu zebrań? Na jakiej podstawie WSM to robi? Czy nagrywać może też uczestnik zebrania?
Art. 6 ust. 1 RODO mówi nam, na jakich podstawach przetwarzanie danych osobowych jest dozwolone. W uproszczeniu przyjmuje się, że przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków, to jest osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych; gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą; w sytuacji gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze; kiedy przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą; gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi lub wreszcie – gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią.

Tak jak wspomniano wcześniej, zarówno przepisy prawa, jak i Statutu WSM, nakazują każdorazowo sporządzenie protokołu z obrad walnego zgromadzenia. Aby sporządzić dokładny i szczegółowy protokół, konieczne jest nagrywanie przebiegu obrad, gdyż bez tego istniałoby ryzyko, że jakiś element mógłby zostać pominięty. Także w razie sporu sądowego, np. o uchylenie lub unieważnienie uchwały, nagranie pozwala udowodnić prawidłowość podjęcia tej uchwały i samego przebiegu obrad. Tak więc spółdzielnia uprawniona jest do nagrywania przebiegu zebrań na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) oraz f) RODO, gdyż ustawa wprost nakazuje spółdzielni sporządzanie protokołu z obrad walnego zgromadzenia. Żaden przepis prawa nie zezwala natomiast indywidualnym, pojedynczym członkom spółdzielni na nagrywanie przebiegu obrad, w związku z czym, bez uzyskania przez nich odrębnej zgody, takie działanie będzie niedopuszczalne.

Jakiego typu dane są utajniane w dokumentach publikowanych w aplikacji członkowskiej na stronie WSM? Czy można w Spółdzielni zapoznać się z pełną treścią tych dokumentów?
Zgodnie z art. 81 ust. 3 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, statut spółdzielni mieszkaniowej, regulaminy, uchwały i protokoły obrad organów spółdzielni, a także protokoły lustracji i roczne sprawozdanie finansowe, powinny być udostępnione na stronie internetowej spółdzielni. W przypadku jednak, gdy w uchwałach ujawnione zostają dane osobowe, np. adres członka spółdzielni lub jego sytuacja rodzinna, przed opublikowaniem uchwały na stronie internetowej należy odpowiednio zanonimizować te dane. Powyższe nie stoi jednak na przeszkodzie, by w razie potrzeby członek spółdzielni zaznajomił się w lokalu Spółdzielni z pełnymi protokołami obrad i uchwałami organów Spółdzielni.

Redakcja