Uczestnictwo w posiedzeniach Rady Osiedla innych osób niż członkowie Rady Osiedla

Zgodnie z § 6 ust. 5 Regulaminu Rady Osiedla, w posiedzeniach Rady mogą uczestniczyć przedstawiciele dyrekcji osiedla i inni goście zaproszeni przez zwołującego zebranie.

Potwierdza to opinia prawna z dnia 7 sierpnia 2018r., w której stwierdzono, że „… w posiedzeniach innych organów niż Walne Zgromadzenie mogą uczestniczyć tylko członkowaie tych organów. Wynika to z przepisów art. 18 § 2 Prawa Spółdzielczego, członek spółdzielni ma prawo być wybranym do każdego organu spółdzielni, ale nie uczestniczenia w jego obradach w sytuacji gdy nie został wybrany. Regulamin Rady Osiedla w § 6 ust. 5 dopuszcza udział innych zaproszonych gości, ale decyzje w tym zakresie podejmuje zwołujący posiedzenie przewodniczący, bądź jego zastępca.

Ponadto, na podstawie § 6 ust. 4 w posiedzeniach Rady Osiedla mają prawo brać udział z głosem doradczym członkowie Rady Nadzorczej posiadający mandaty z danego osiedla.

Tryb i termin udzielania odpowiedzi na pisma skierowane do Rady Osiedla oraz na wnioski złożone podczas dyżurów członków Rady Osiedla

Termin i tryb udzielenia odpowiedzi na pisma skierowane do Rady Osiedla oraz na wnioski złożone podczas dyżurów członków Rady Osiedla WSM Zatrasie związany jest z trybem obradowania tego organu Spółdzielni.

Każde pismo (w formie papierowej, elektronicznej, arkusz zgłoszenia sprawy na dyżurze członków Rady Osiedla) jest rejestrowane i dekretowane do rozpatrzenia przez: Komisję Gospodarki Zasobami Mieszkaniowymi, Komisję Rewizyjną lub całą Radę, w zależności od tematu poruszanej sprawy.

Przedstawiane w pismach kwestie rozpatrywane są na najbliższym posiedzeniu danej Komisji, która przygotowuje projekty odpowiedzi. Rozpatrywanie spraw bardziej złożonych, wymagających dodatkowych wyjaśnień ze strony Dyrekcji Osiedla, zasięgnięcia opinii prawnej, stanowiska Rady Nadzorczej lub Zarządu WSM, może być przełożone na kolejne posiedzenia Komisji. W takim przypadku termin udzielenia odpowiedzi wydłuża się do czasu uzyskania pełnych informacji w sprawie. Termin ten może być także dłuższy z innych przyczyn, w tym niezależnych od Rady Osiedla np. w związku z długim oczekiwaniem na udzielenie dodatkowych wyjaśnień niezbędnych do udzielenia odpowiedzi, oraz spowodowanych dużą ilością wpływającej korespondencji lub spraw bieżących do rozpatrzenia.

Projekty odpowiedzi na wnioski złożone podczas dyżuru członków Rady Osiedla i wpisane do arkusza zgłoszenia sprawy przygotowywane są zwykle przez dyżurujących członków Rady po uprzednim uzyskaniu, w razie konieczności, informacji w sprawie od Dyrekcji Osiedla.

Przygotowane projekty odpowiedzi przedstawiane są na prezydium Rady Osiedla WSM Zatrasie, które ustala porządek posiedzeń plenarnych Rady i przekazuje projekty pism wszystkim członkom Rady Osiedla w celu zgłaszania uwag i propozycji zmian.

Rada Osiedla jest organem kolegialnym, zatem wszystkie przygotowane odpowiedzi muszą być zaakceptowane przez Radę Osiedla na posiedzeniach, które z reguły odbywają się raz w miesiącu. Ostateczna treść odpowiedzi przyjęta przez Radę Osiedla wysłana jest do osoby zainteresowanej.

W związku z powyższym termin udzielenia odpowiedzi na pisma skierowane do Rady Osiedla wynosi co najmniej miesiąc.

Rada Osiedla nie odpowiada na pisma przekazane do wiadomości Rady Osiedla oraz na anonimy.

Zarówno Statut Warszawskiej Spółdzielni Mieszkaniowej, jak i  Regulamin Rady Osiedla nie określają terminu udzielenia odpowiedzi na pisma kierowane do Rady Osiedla. Spółdzielni mieszkaniowych nie obowiązują terminy załatwiania spraw określone w ustawie - Kodeks postępowania administracyjnego

Udostępnianie protokołów i uchwał Rady Osiedla WSM Zatrasie oraz innych dokumentów członkom Spółdzielni

Zgodnie z art. 81 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych członek spółdzielni mieszkaniowej ma prawo otrzymania odpisu statutu i regulaminów oraz kopii uchwał organów spółdzielni i protokołów obrad organów spółdzielni, protokołów lustracji, rocznych sprawozdań finansowych oraz faktur i umów zawieranych przez spółdzielnię z osobami trzecimi.

Koszty sporządzania odpisów i kopii tych dokumentów, z wyjątkiem statutu i regulaminów uchwalonych na podstawie statutu, pokrywa członek spółdzielni wnioskujący o ich otrzymanie.

Statut spółdzielni mieszkaniowej, regulaminy, uchwały i protokoły obrad organów spółdzielni, a także protokoły lustracji i roczne sprawozdanie finansowe powinny być udostępnione na stronie internetowej spółdzielni.

Prawo członka Spółdzielni do otrzymywania powyżej wymienionych dokumentów określa także § 10 ust. 1 pkt 9 statutu WSM.

Ponadto § 10 ust. 1 pkt 10 statutu WSM stanowi, że członek Spółdzielni ma prawo zaznajamiania się w lokalu Spółdzielni z:

  • rejestrem członków,
  • protokołami obrad i uchwałami organów Spółdzielni,
  • rocznymi sprawozdaniami finansowymi i protokołami lustracji,
  • własnymi aktami członkowskimi,
  • umowami zawieranymi przez Spółdzielnię z osobami trzecimi z zastrzeżeniem, że Spółdzielnia może odmówić członkowi wglądu do tych umów, jeżeli to naruszałoby prawa tych osób lub jeżeli istnieje uzasadniona obawa, że członek wykorzysta pozyskane informacje w celach sprzecznych z interesem Spółdzielni i przez to wyrządzi jej znaczną szkodę, przy czym odmowa musi być wyrażona na piśmie, a członek Spółdzielni może złożyć w terminie 7 dni od doręczenia pisemnej odmowy wniosek do sądu rejestrowego o zobowiązanie Spółdzielni do udostępnienia tych umów.

Część z powyżej wymienionych dokumentów znajduje się w Biurze Zarządu WSM, a część w Administracji Osiedla.

Z protokołami z posiedzeń plenarnych Rady Osiedla WSM Zatrasie i pojętymi uchwałami członkowie Spółdzielni mogą zapoznawać się w sekretariacie Rady Osiedla w godzinach pracy, po uprzedniej weryfikacji uprawnień osoby wnioskującej o uzyskanie tych dokumentów pod kątem posiadania członkostwa w Spółdzielni.

Otrzymanie kopii ww. dokumentów następuje na wniosek zainteresowanego członka po uprzednim pokryciu kosztów ich sporządzenia.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami o tajemnicach prawnie chronionych, w szczególności danych osobowych, protokoły z posiedzeń i uchwały Rady Osiedla zamieszczane są na stronie internetowej Rady Osiedla po anonimizacji zawartych w nich danych, których udostępnienie mogłoby naruszyć te przepisy.