Szanowni Państwo,

niniejszym informujemy, że Warszawska Spółdzielnia Mieszkaniowa w Warszawie (dalej: WSM) od dnia 1 lutego 2026 r. będzie zobowiązana do wystawiania oraz odbierania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). KSeF jest systemem teleinformatycznym Ministerstwa Finansów, przeznaczonym do wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o podatku od towarów i usług:

• od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie podatników VAT o obrotach przekraczających 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ten obejmie pozostałych podatników VAT, przy czym obowiązek odbioru faktur zakupowych w KSeF będzie ich dotyczył już od 1 lutego 2026 r.

W związku z powyższym przedstawiamy zasady obiegu faktur KSeF obowiązujące w WSM od dnia 1 lutego 2026 r.

I. Faktury wystawiane przez WSM

 1. Krajowy System e-Faktur nie generuje automatycznych powiadomień o wystawieniu faktury. Nabywcy zobowiązani do stosowania KSeF są zobowiązani do samodzielnego pobierania faktur bezpośrednio z systemu.

 2. WSM nie będzie co do zasady informować kontrahentów o wystawieniu faktury w KSeF.

 3. Za moment wystawienia oraz moment odbioru faktury KSeF WSM uznaje momenty określone w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług.

 4. W przypadku faktur wystawianych na rzecz:

• podmiotów zagranicznych,
• nabywców niezobowiązanych do stosowania KSeF (w szczególności osób fizycznych),
   sposób udostępnienia faktury zostanie uzgodniony indywidualnie z nabywcą.

 5. W uzasadnionych przypadkach biznesowych WSM może udostępnić kontrahentowi wizualizację faktury KSeF opatrzoną kodem QR, w sposób uprzednio uzgodniony.

II. Faktury wystawiane dla WSM (faktury zakupowe)

 1. Od dnia 1 lutego 2026 r. prosimy o nieprzesyłanie wizualizacji faktur ustrukturyzowanych (w formie papierowej ani elektronicznej, w szczególności w formacie PDF) na dotychczasowe adresy e-mail, jeżeli faktura została wystawiona w KSeF.

 2. W przypadku wystawienia faktury dla WSM w trybie awaryjnym prosimy o:

• przesłanie jej na adres faktury@wsm.pl,
• równoczesne przekazanie faktury do KSeF.

 3. Załączniki do faktur, które nie stanowią załączników ustrukturyzowanych, a są niezbędne do rozliczenia faktury przez WSM, prosimy przesyłać w formacie PDF na adres faktury@wsm.pl  lub adres wskazany w umowie, z zachowaniem następujących zasad:

• w temacie wiadomości e-mail należy wskazać numer KSeF faktury, której dotyczy załącznik; w przypadku faktur wystawionych w trybie awaryjnym – numer faktury,
• jedna wiadomość e-mail powinna zawierać jeden plik PDF dotyczący jednej faktury,
• WSM nie pobiera załączników udostępnianych za pośrednictwem linków, platform zewnętrznych ani plików zabezpieczonych hasłem lub skompresowanych (np. ZIP).

 4. W związku z nadaniem jednostkom identyfikatorów wewnętrznych wnosimy o wskazanie w fakturze  KSeF w polu: Podmiot3 → Dane identyfikacyjne → IDWEW.

Z poważaniem,

Zarząd Warszawskiej Spółdzielni Mieszkaniowej